Doküman Şablonları & Paylaşma
Doküman modülü ile iş süreçlerinizde sürekli olarak kullandığınız belgeler için şablonlar hazırlayabilir ve bu şablonları kullanarak oluşturduğunuz dokümanları müşterileriniz/şirket çalışanlarınız ile paylaşabilirsiniz. İhtiyaç duyulan şablonları manuel olarak hazırlayabilir veya hazır şablonlarınızı kullanabilirsiniz. Hazırladığınız dokümanları isterseniz sistemden oluşturacağınız "Paylaşabilir Link" ile veya "E-posta" ile gönderebilirsiniz.
Doküman Modülünün Katkıları
- Dilediğiniz sayıda şablon oluşturabilirsiniz.
- Şablonlarınızı html koda dönüştürerek tüm modüllerde ortak kullanabileceğiniz yapıları sisteme tanımlayabilirsiniz.
- Oluşturduğunuz dökümanları link oluşturarak veya mail ile paylaşabilirsiniz.
- Paylaşılabilir Link ile gönderdiğiniz dökümanları kimlerin görüntülediği bilgisini takip edebilirsiniz.
Doküman Modülü Kullanım Senaryoları
- Bir Firma künyesini şablon olarak sisteme kaydederek, daha sonra ilgili firma detayında bu şablonu döküman olarak kullanabilir ve firma bilgilerini bir künye formatında çıktısını alabilirsiniz.
- Sisteme bir Fiyat Listesi şablonu tanımlandıktan sonra şablon ile oluşturduğunuz fiyat listesi için bir doküman çıktısı alabilirsiniz.
- Müşterileriniz ile sürekli olarak kullandığınız E-posta şablonlarını sisteme tanımlayabilirsiniz. Örneğin Bilgilendirme mailleri, Toplantı ayarlama mailleri, Hatırlatma Mailleri gibi içerikleri şablon olarak ekleyerek daha sonra ilgili kişi veya firma için doküman oluşturabilir ve doküman çıktısını paylaşabilirsiniz.
- Teklif dökümanınızı html koda donüştürerek sisteme yükleyebilirsiniz. Sistemde tanımladığınız bir tekif için ilgili şablonu kullanarak oluşturduğunuz teklif dokümanının çıktısını alabilirsiniz.
- İstediğiniz "Fırsat" özelinde belirlediğiniz bir teklif şablonunu kullanarak bir teklif döküman çıktısı oluşturabilirsiniz.
Dökümanlar Nereden Görüntülenir?
MoModüllerin detay ekranlarında "Döküman" başlığı altında bulunan listeleme ekranından oluşturulan dökümanları görüntüleyebilirsiniz
Ana Menü > Modül > Modül Başlığı > Modül Detay Ekranı > Doküman
Döküman Şablonu Nereden Oluşturulur?
Teklif, Lead, Firma, Kişi, Fırsat ve Fiyat Listesi modülleri için dilediğiniz sayıda şablon oluşturabilirsiniz.
Döküman Şablonu Oluşturmak için izlemeniz gereken yol:
Ayarlar > Özelleştirme > Şablonlar > Modül Seçimi > Özel Ekle/Yeni Ekle
Not: "Yeni Ekle" butonuna tıkladığınızda dökümanınızı manuel olarak oluşturabilirsiniz veya "Özel Ekle" butonuna tıklayarak hazır şablonunuzu yükleyebilirsiniz.
Döküman Nereden Oluşturulur?
Dökümanı oluşturmak istediğiniz modülün detay ekranında sol tarafta bulunan "Döküman" başlığına tıklayınız. Döküman ekranında bulunan "Döküman Oluştur" butonuna tıklayarak belgeyi manuel oluşturabilirsiniz veya "Yükle" butonuna tıklayarak hazır belgelerinizi de yükleyebilirsiniz. Not: Örneğin bir A firması için döküman eklemek istediğinizde; Firma modülünde A firmasının başlığına tıklayarak detay ekranına giderek
Firma Detay Ekranı > Döküman > Döküman Oluştur
adımlarını izleyerek yeni bir döküman oluşturabilirsiniz.
Döküman Ekleme Formunda Bulunan Alanlar
Detay ekranlarında bulunan "Döküman" başlığının altında "Döküman Oluştur" butonuna tıklandığında karşınıza gelen formda doldurmanız gereken bazı alanlar bulunmaktadır. Bu alanlar:
- Döküman Adı: Oluşturacağınız dökümana vereceğiniz isim
- Model Adı: Hangi modül için döküman oluşturacağınızı belirtir. Bu alan sistem tarafından bulunduğunuz detay sayfasının modülü baz alınarak otomatik olarak doldurulur.
- Şablon: Ayarlar altında oluşturduğunuz şablonlar arasından seçim yapılır.
- Model: modülün hangi kaydı için döküman oluşturduğunuzu ifade eder.
( Örneğin Teklif modülünde "Danışmanlık Teklifi" için oluşturulacak dökümanı ifade eder.
Döküman Şablonu Ekleme Formunda Bulunan Alanlar
- Modül: Şablonu oluşturacağınız modül adı sistem tarafından otomatik olarak doldurulur.
- Ünvan: Şablon içeriğini tanımlayacak olan adı ifade eder.
- Konu: İçeriği anlatan konu başlığını ifade eder.
- Şablon Tipi: Alacağınız çıktının formatını ifade eder. Dikey veya yatay formatta olacak şekilde seçilebilir.
- Şablon: Şablonunu oluşturacağınız alanı ifade eder. Açılan metin editörüne metin, logo, görsel, bağlantı linki, tablo ve paremetreler ekleyebilir, metnin yazı tipini, stilini ve sayfa düzenini kolayca biçimlendirebilirsiniz.
Not ! Kompleks şablonlarınızı da tanımlamak için html kodlarını üreterek sisteme tanımlayabilirsiniz. Böylece istediğiniz detayda döküman çıktıları oluşturabilirsiniz. Oluşturacağınız html şablonu"Özel Ekle" kısmından ekleyebilirsiniz.
Döküman Üzerinde Yapılabilen İşlemler
Listeleme Ekranında Yapılabilen İşlemler
Modül > Modül Detay > Döküman sayfasında listelenen dökümanların solunda yer alan "Üç Nokta" simgesinden,
- İndirme,
- Ön İzleme,
- Mail ile Gönderme,
- Paylaşılabilir Link Oluşturma,
- Yetkilendirme ve
- Silme işlemlerini yapabilirsiniz
Detay Ekranında Yapılabilen İşlemler
"Modül>Modül Detay>Döküman>Döküman Detay" içerisinde sağ üst köşede bulunan "Üç Nokta" simgesinden
- Düzenleme,
- Yetkilendirdirme,
- Silme,
- Mail ile Gönderme ve
- Paylaşılabilir Link Oluşturma işlemlerini yapabilirsiniz.
DeDetay sayfasında ayrıca "İndirme" ve "Ön izleme" işlemlerini de yapabilirsiniz.
Döküman Şablonu Üzerinde Yapılabilen İşlemler
"Ayarlar > Özelleştirme > Şablonlar" içerisinde ilgili şablon başlığının sol tarafında bulunan "Üç Nokta" simgesine tıklayarak
- İndirme,
- Düzenleme ve
- Silme işlemlerini yapabilirsiniz
Döküman Detayında Bulunan Alanlar
- Döküman Bilgileri: Dökümana ait detay bilgilerini görüntüleyebilirsiniz.
- Geçmiş: Dosya üzerinde kullanıcıların yaptığı işlem hareketlerini/güncellemeleri kimlerin ve ne zaman yaptığı bilgilerini görüntüleyebilirsiniz.
- Shared Links: Döküman için bir paylaşım linki oluşturabilirsiniz. Linki kullanarak paylaştığınız dökümanın kimler tarafından okunduğu bilgisini görüntüleyebilirsiniz.
Doküman Paylaşma
Dökümanlarınızı müşterileriniz veya çalışanlarınız ile paylaşabileceğiniz iki yol bulunmaktadır. Bunlar;
1. Mail ile Gönder
Detay ekranlarında döküman başlığı altında tüm dökmanlarınız listesini görüntüleyebilirsiniz. Mail ile paylaşmak istediğiniz dökümanı, döküman başlığının sol tarafında bulunan "Üç Nokta" > "Mail İle Gönder" adımlarını izleyerek paylaşabilirsiniz.
2. Paylaşılabilir Link
Link oluşturarak paylaşmak istediğiniz dökümanı, döküman başlığının sol tarafında bulunan "Üç Nokta" > "Paylaşılabilir Link" adımlarını izleyerek paylaşabilirsiniz.